엑셀 실무

행정병으로 일하면서 가장 많이 사용했던 단축키와 기능을 아래에 정리했다. 

인터넷 치면 수많은 단축키를 한번에 볼 수 있지만 아래는 그 중에서 정말 필요한 것들만 정리했다. 

(이를 이용해 나에게 엑셀을 가르쳐달라는 동생이 엑셀 마스터가 되어 상사로 부터 칭찬 받았으면 좋겠다.)

1. 기본 단축키 (가장 많이 사용하는 단축키 부터)

시트 내의 데이터 마지막으로 이동

컨트롤 + 방향키

방향키를 계속 누르고 있지 말고 한번에 이동하자. 쉬프트를 함께 누르면 끝과 끝으로 드래그가 가능하다.

시트 속성 변경

컨트롤 + 1

아래와 같은 셀 서식 창을 띄우는 단축키이다. 보통 여기서 표시 형식, 테두리, 채우기 탭을 많이 쓴다. 

정렬

Alt + D + S

입력한 데이터를 정렬할 때 쓴다. 정렬하고 싶은 데이터를 드래그 한 뒤 위의 단축키를 입력하자.

기준이 여러개일 경우 기준 추가 버튼을 클릭한다.

필터

Alt + D + F (+ F)

데이터를 필터링하고 싶을 때 사용한다. 엑셀 2003버전 이후부터는 F를 한번 더 눌러야한다. 

행 열 추가

Ctrl + 플러스 (Ctrl + Shift + =)

지금의 시트를 아래로 밀고 행 또는 열을 추가 하고 싶을 때 사용한다. 키보드를 보면 알겠지만 +를 입력하려면 쉬프트를 누르고 =를 눌러야한다. 그래서 보통 Ctrl + Shift + = 를 함께 누른다. 행 열 삭제는 당연히 +대신 -(마이너스)를 입력하면된다. 

선택하여 붙여넣기

Alt + E + S

원하는 시트를 Ctrl + C를 복사한뒤 Ctrl + V하면 원하는 대로 복사가 안될 것이다. 이유는 수식이 함께 이동하기 때문이다. 따라서 수식이 아닌 값만 복사하고 싶을 경우 위와 같은 단축키를 이용하자. 이 단축키는 이 뿐만 아니라 서식 복사, 행열 바꿈을 이용할 때 정말 많이 쓰인다. 아래 캡처는 선택하여 붙여넣기를 할 때 많이 쓰이는 항목만 빨간색 상자로 표시해 놓았다.

데이터 구분자로 나누기

Alt + D + E

인터넷에 있는 데이터를 엑셀로 붙여넣기 하면 생각처럼 안될 때 가 있다.

이럴 때는 위의 단축키를 이용해 구분자로 분리한다. 위의 경우는 구분자로 분리되어 있으므로 구분 기호 분리됨을 선택해준다.

지금과 같은 경우 공백으로 분리되어 있으므로 공백을 선택한다. 쉼표로 분리되어 있으면 쉼표를 선택한다.

이후 마침을 누르면 다음과 같이 셀이 나뉘게 된다.

셀 병합 및 가운데 정렬

빠른 실행 도구 모음 이용(아래 스크린샷 참고)

셀 병합과 가운데 정렬은 단축키가 따로 있지 않다. 물론 알트와 여러개의 키를 누르면 사용할 수 있겠지만 언제 외울까... 그냥 빠른 실행 도구 모음을 이용하자. 빠른 실행 도구 모음에 추가해 놓으면 알트 + 숫자키로 단축키를 사용할 수 있다. 아래는 가운데정렬 단축키가 4이므로 알트 + 4를 누르면 가운데로 정렬된다.

셀 병합도 추가하도록 하자. 당연히 5번째 이므로 알트 + 5일 것이다. 이제 셀을 병합하고 싶으면 알트 + 5 + C 또는 A를 입력하면 된다. 

데이터 한번에 선택

Shift + Alt + 스페이스

쉬프트 + 스페이스는 행 전체 선택

알트 + 스페이스는 열 전체 선택이다.

그렇다면 한번에 모두 누르면 데이터가 모두 선택된다. 굳이 외울 필요는 없다. 

Shift + Ctrl + → + ↓ 또한 모두 선택을 할 수 있기 때문에...

시트간 이동

Ctrl + Page Down

다음 시트로 이동하고 싶을 때 사용하는 단축키이다. 자주 사용하지는 않지만 이것마저 단축키를 사용한다면 좀 있어보인다.

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기타 단축키

위 행의 데이터 복사 : Ctrl + D (Down)

왼쪽 열의 데이터 복사 : Ctrl + R (Right)

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2. 많이 사용하는 기능

1) 틀 고정

스크롤을 아래로 내리더라도 고정되고 싶은 행 또는 열이 있을 때 사용한다.

행을 고정하고 싶은 곳을 드래그 한다.(보통 그 아래 데이터 행을 드래그한다.)

이후 틀 고정 기능을 이용하면 그 행은 다음과 같이 스크롤을 아래로 내려도 고정된다.

2) 페이지 나누기 미리보기

엑셀 결과를 한장으로 인쇄하고 싶은데 막상 출력하면 한장이 인쇄가 안된다. 정말 많은 간부들이 이것에 대해 질문했다. 이때는 페이지 나누기 미리보기를 이용해 페이지 인쇄 %를 조절하도록 하자.

3) 피벗 테이블

데이터에서 원하는 정보의 관계를 보고 싶을 때 사용한다. 이는 사용 방법보단 실제 반복적인 사용을 통해 실력을 키울 수 있다. 여러개의 수식을 이용해 원하는 정보를 추출하는 것보다 이 피벗테이블을 사용한다면 좀 더 쉽게 원하는 결과를 확인할 수 있다. 

어떤 가수의 성별과 나이간의 관계를 보기 위해 피벗테이블을 사용해보자

위와 같이 메뉴에서 피벗테이블을 클릭하고 해당 데이터 시트를 드래그한다.

이후 해당하는 필드를 마우스로 끌어서 원하는 행과 열에 넣자

그러면 아래와 같은 피벗테이블 결과를 볼 수 있다.

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3. 함수

함수를 설명하기 전에 원하는 기능을 원하는 함수를 찾고 싶을 때 도움말을 적극 활용하자.

도움말에는 인터넷보다 더 자세히 함수를 사용하는 방법에 대해 설명되어 있다. 심지어 예제까지도...

여기서 SUM과 AVERAGE는 작성하지 않았다. (이거가 궁금하면 그냥 F1 누르고 도움말을 참고하길..)

1) VLOOPUP

아마 엑셀에서 SUM이후로 가장 많이 사용되지 않을까 하는 함수이다. 

어떠한 표에는 우리 도시의 주민번호와 이름이 존재한다.

난 몇명의 주민번호가 가리키는 이름을 알고 싶은데 일일이 컨트롤 + F로 찾기엔 시간이 부족하다.

이럴 때 VLOOKUP을 사용한다. (또는 여기 명단에 없는 사람을 찾고 싶을 때 사용한다.)

여기서 F4를 눌러주는 이유는 데이터 테이블은 고정시켜야 되기 때문이다. 만약 안 했다간 해당 수식을 아래로 복붙하면 데이터 테이블의 위치가 함께 이동한다.

2) HLOOPUP

vlookup에서 기준위치에서 찾고자 하는 값이 열에서 행으로 바뀌었다.

3) IF

엑셀에서 최강 함수가 아닐까 싶다. vlookup과 if 만 잘 응용할 수 있으면 어떠한 표도 만들 수 있다고 자신한다. if는 여러개의 반복이 계속 들어갈 수 있다.

=IF(조건1, 맞을때출력값, 틀릴때출력값)

=IF(조건2, 맞을때출력값, 틀릴때출력값)

수식 방식이 위와 같고 맞을 때 출력값이 O이고 틀릴 때 출력값이 X라면 위 식은 다음과 같이 변환할 수 있다.

=IF(조건1, "O", "X")

=IF(조건2, "O", "X")

그리고 위의 수식은 다음과 같이 한 줄로 바꿀 수 있다.

=IF(조건1, IF(조건2, "O", "X"), "X")

예를들어 이름이 김주영이면서 나이가 27상 이상인 사람의 주민번호를 찾아야한다면 다음과 같이 찾을 수 있다.

4) SUMIF

sumif 함수는 선택한 영역에서 해당 조건만 찾아 그 결과를 합치는 것이다.  이 함수의 친척으로는 countif가 있다. 이 함수는 해당 조건이 맞는 행 또는 열의 개수를 세는 함수이다. 

=SUMIF(찾고자하는 행 또는 열, 조건, 더하고자 하는 행 또는 열)

예를들어 이름이 김주영이라는 이름이 가지고 있는 돈을 모두 구해 더한 결과는 위와 같이 구할 수 있다.

조건이 여러개이면 SUMIFS를 사용하자

=SUMIFS(더하고자 하는 행 또는 열, 찾고자하는 행1 또는 열1, 조건1, 찾고자하는 행2 또는 열2, 조건2,... )